Site Yönetimi Veri Sorumlusu mu, VERBİS Kaydı Gerekli mi?

Site Yönetimi Veri Sorumlusu mu, VERBİS Kaydı Gerekli mi?

İlgili çalışma alanı → Kişisel Verilerin Korunması: Veri sorumlusu yükümlülükleri ve Kurul kararları için çalışma alanı.

Kısa cevap: Apartman, site ve benzeri yapılarda veri sorumlusu kural olarak kat malikleri kuruludur; yönetici, kurul adına yükümlülükleri yerine getirmek üzere görevlendirilebilir. KVKK Kurulu bu konumu 22.07.2020 tarihli ve 2020/560 sayılı kararıyla belirlemiştir. VERBİS kaydı ise tipik bir site yönetimi bakımından kural olarak gündeme gelmez; kayıt yükümlülüğü, Kurulca belirlenen çalışan sayısı ve mali bilanço eşiklerini aşan veri sorumlularını hedefler.

Veri Sorumlusu Neden Kat Malikleri Kurulu?

6698 sayılı Kanun m. 3, veri sorumlusunu işleme amaç ve vasıtalarını belirleyen kişi olarak tanımlar. 634 sayılı Kanun m. 27 uyarınca ana gayrimenkul kat malikleri kurulunca yönetilir; yönetici, 634 sayılı Kanun m. 35 ve m. 38 çerçevesinde kurul kararlarını uygulayan ve vekil gibi sorumlu olan görevlidir. Kurul kararlarına ve yönetim planına bağlı çalıştığı için işleme amaçlarını kendisi belirlemez.

Kat malikleri kurulunun tüzel kişiliği yoktur; KVKK Kurulu buna rağmen tanımın geniş yorumlanması gerektiğini belirterek veri sorumlusu sıfatını kurula tanımış, yükümlülüklerin ifası için yöneticinin veya bir başka temsilcinin görevlendirilebileceğini kabul etmiştir. İstisna da kararda saklıdır: Yönetimin profesyonel bir yönetim şirketine bırakıldığı ve işleme kararlarını fiilen şirketin aldığı hallerde veri sorumlusu bu tüzel kişi olabilir.

Önemli: Sıfat tespiti soyut bir etiket değildir. Aydınlatma metnini kimin hazırlayacağı, ilgili kişi başvurusuna kimin cevap vereceği ve olası idari para cezasının muhatabı bu tespite göre belirlenir. Yönetim sözleşmesinde veri koruma rollerinin yazılması her iki tarafı da korur.

VERBİS Kaydı Hangi Durumda Gündeme Gelir?

Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü 6698 sayılı Kanun m. 16 ile düzenlenir; Kurul, yıllık çalışan sayısı ve mali bilanço toplamına göre istisnalar belirlemiştir. Sınırlı sayıda personel çalıştıran ve ticari bilanço üretmeyen olağan bir site yönetimi bu eşiklerin altında kalır. Buna karşılık çok sayıda siteye hizmet veren ve eşikleri kendi ölçeğiyle aşan profesyonel yönetim şirketi, kendi veri işleme faaliyetleri bakımından kayıt yükümlüsü olabilir. Tereddüt halinde değerlendirme, şirketin güncel çalışan sayısı ve bilançosu üzerinden yapılmalıdır.

Kayıt yükümlülüğü bulunmaması, diğer yükümlülükleri kaldırmaz: Aydınlatma, veri güvenliği ve ilgili kişi başvurularına cevap yükümlülükleri her site yönetimi için geçerlidir. Bütüncül çerçeve apartman ve site yönetimlerinde kişisel verilerin korunması makalesinde, VERBİS eşiklerinin genel anlatımı VERBİS kaydı kimler için zorunlu sayfasında, temel kavramlar ise kişisel verilerin korunması rehberi metnindedir. Kat malikleri kurulunun işleyişi için kat malikleri kurulu ve yönetim rehberi birlikte okunmalıdır.