Başvuran Özgeçmişlerini (CV) Ne Kadar Süre Saklayabilirim?

Question

Accepted Answer

Başvuran Özgeçmişlerini (CV) Ne Kadar Süre Saklayabilirim?

İlgili hizmet sayfası → Fikri Mülkiyet Avukatı: Marka, telif, haksız rekabet ve dijital hukuk uyuşmazlıkları için hizmet sayfası.

Kısa cevap: Özgeçmiş bir kişisel veridir; adayın kimlik, iletişim, eğitim ve çalışma geçmişi bu kapsamdadır. İşe alınmayan adayın CV'si süresiz tutulamaz. Özgeçmiş (CV) saklama süresi KVKK'nın amaçla sınırlılık ve saklama süresinin işleme amacıyla bağlı olması ilkelerine göre belirlenir. İşleme amacı sona erdiğinde veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Genel işleme ilkeleri KVKK md. 4'te, silme ve imha yükümlülüğü KVKK md. 7'de düzenlenir.

Süre için tek bir yasal rakam yoktur; süreyi işleme amacı ve saklama-imha politikanız belirler.

1. Özgeçmiş Neden Kişisel Veridir

CV, bir gerçek kişiyi belirli kılan bilgilerin bütünüdür: ad-soyad, telefon, adres, eğitim, önceki işverenler, referanslar. Bu içerik kişisel veri tanımına doğrudan girer. Fotoğraf, sağlık bilgisi veya sendika üyeliği gibi ayrıntılar varsa özel nitelikli veri rejimi de devreye girer.

Adayın CV'yi kendisinin göndermesi, veriyi süresiz saklama yetkisi vermez. Rıza yalnızca gönderim anındaki amaca yöneliktir; o amaç bittiğinde saklama dayanağı da biter.

2. Saklama Süresini Ne Belirler

KVKK md. 4; verinin belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesini, işlendiği amaçla bağlantılı ve sınırlı olmasını, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre kadar tutulmasını zorunlu kılar.

İşe alım için toplanan CV'nin amacı, pozisyonun doldurulmasıyla sona erer. Aday olumsuz sonuçlandıysa saklama için yeni bir hukuki dayanak gerekir. Dayanak yoksa süre uzatılamaz.

Önemli: "Belki ileride lazım olur" gerekçesi tek başına saklama sebebi değildir. Her saklama süresi somut bir amaca ve hukuki sebebe bağlanmalıdır; aksi halde süre boyunca tutulan her gün bir ihlal riski taşır.

3. Saklama-İmha Politikası ve Periyodik İmha

KVKK md. 7; işleme sebepleri ortadan kalktığında verinin resen veya ilgili kişinin talebiyle silineceğini, yok edileceğini veya anonim hale getirileceğini düzenler. Uygulamada bu yükümlülük yazılı bir kişisel veri saklama ve imha politikasıyla yürütülür.

Politika; her veri kategorisi için saklama süresini, imha yöntemini ve periyodik imha aralığını gösterir. Periyodik imha aralığı azami altı ay olacak biçimde belirlenir. CV'ler için tipik yaklaşım, işe alım sürecinin kapanmasından itibaren makul bir süre saklamak ve süre dolunca imha etmektir.

4. İleride Değerlendirme İçin Saklama: Açık Rıza mı Meşru Menfaat mi

Adayı gelecekteki pozisyonlar için havuzda tutmak isterseniz iki yol vardır. Birincisi açık rıza: adaydan CV'sinin belirli bir süre boyunca ileriki başvurular için saklanmasına ayrıca onay alırsınız. Rıza serbest iradeyle verilmeli ve geri alınabilmelidir.

İkincisi meşru menfaat dengesidir. İşverenin havuz tutma menfaati ile adayın temel hak ve özgürlükleri karşılıklı tartılır. Denge adayın aleyhine ağır basıyorsa bu dayanağa güvenilemez. Hangi yol seçilirse seçilsin, aday aydınlatma metniyle bilgilendirilmeli ve saklama süresi baştan belirtilmelidir.

Uygulamada En Sık Yapılan Hata

En sık görülen hata, tüm başvuruların tek bir klasörde süresiz biriktirilmesidir. Süre dolduğunda ne silinir ne anonimleştirilir; veri yığını büyür. Bir veri ihlali yaşandığında bu yığın hem ihlalin boyutunu hem de idari para cezası riskini artırır.

İkinci sık hata, VERBİS kaydında CV verisi için saklama süresinin eksik ya da tutarsız gösterilmesidir. VERBİS'te beyan edilen süre ile politikadaki süre ve fiili uygulama birbirini tutmalıdır. Süre dolan CV silinip anonimleştirilmediğinde, aydınlatma metninde verilen taahhüt de ihlal edilmiş olur¹.

İlgili içerikler için bkz. KVKK Aydınlatma Metni Rehberi, VERBİS Kaydı Kimler İçin Zorunlu?, Şirketten Kişisel Verilerimin Silinmesini Nasıl İsterim?, Haksız Rekabet.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 4, md. 7, RG 07.04.2016/29677. ↩

Başvuran Özgeçmişlerini (CV) Ne Kadar Süre Saklayabilirim?