KVKK Veri Sahibi Başvurusu Nasıl Yapılır?

KVKK Veri Sahibi Başvurusu Nasıl Yapılır?

İlgili hizmet sayfası → Fikri Mülkiyet Avukatı: Marka, telif, haksız rekabet ve dijital hukuk uyuşmazlıkları için hizmet sayfası.

Kısa cevap: Başvuru, KVKK md. 11'de sayılan haklardan biri için, KVKK md. 13 usulüne uygun biçimde doğrudan veri sorumlusuna yapılır. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Cevap alınamaz, cevap yetersiz kalır veya talep reddedilirse Kurula şikayet yolu açılır.

Kurula doğrudan şikayet edilemez. Veri sorumlusuna başvurmadan yapılan şikayet, esasa girilmeden usulden reddedilir. Bu nedenle başvuru, sürecin atlanamaz ilk basamağıdır.

---

1. Başvuruya Konu Haklar

KVKK md. 11, ilgili kişiye sayılı haklar tanır. Başvuru dilekçesinde hangi hakkın kullanıldığı açıkça belirtilmelidir¹.

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• KVKK md. 7 çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme ve silme işlemlerinin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhe bir sonuç doğmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle uğranılan zararın giderilmesini talep etme

Liste kapalıdır. Bu haklar dışında kalan talepler, örneğin bir sözleşme uyuşmazlığının çözümü, KVKK başvurusuyla ileri sürülemez.

---

2. Başvurunun Şekli ve Zorunlu İçeriği

KVKK md. 13, başvurunun yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle yapılmasını öngörür. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ, kabul edilen kanalları somutlaştırır: ıslak imzalı yazılı dilekçe, kayıtlı elektronik posta adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ve ilgili kişinin veri sorumlusuna daha önce bildirdiği ve sistemde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi.

Başvuruda bulunması gereken asgari unsurlar bellidir: ad, soyad ve yazılı başvurularda imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için TC kimlik numarası, yabancılar için uyruk ve pasaport numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi ve telefon, talep konusu. Talebe ilişkin bilgi ve belgeler dilekçeye eklenir.

Önemli: Kimlik doğrulaması yapılamayan başvuru cevaplanmaz. Veri sorumlusunun kimliği teyit etmeden bilgi vermesi, başlı başına bir veri ihlalidir. Bu nedenle sosyal medya mesajı veya kurumsal iletişim formu üzerinden yapılan talepler, kanuni başvuru sayılmayabilir. Kanal seçimi usul meselesi değil, sonucu belirleyen bir tercihtir.

---

3. Cevap Süresi ve Sonuçları

Veri sorumlusu, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Süre, başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarihte işlemeye başlar. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Cevap yazılı olarak veya elektronik ortamda verilir. Talep kabul edilir ya da gerekçesi açıklanarak reddedilir. Gerekçesiz ret, cevap verilmemiş sayılma riski taşır.

Otuz günlük süre kesindir ve veri sorumlusunun iç süreçlerine göre uzamaz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yerleşik yaklaşımında, süresinde cevaplanmayan başvurular esasa ilişkin ihlal bulunmasa dahi ayrı bir aykırılık olarak değerlendirilmektedir.

---

4. Kurula Şikayet: Otuz ve Altmış Günlük Süreler

KVKK md. 14 iki süre kurar ve ikisi birlikte işler.

Başvuru reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse, ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayette bulunur. Otuz günlük süre cevabın öğrenilmesine bağlı öznel süre, altmış günlük süre ise mutlak üst sınırdır.

Cevap hiç verilmediğinde ilgili kişi otuz günlük cevap süresinin dolmasını beklemek zorundadır. Bu bekleme süresi altmış günlük mutlak sürenin içinde geçer; dolayısıyla şikayet için fiilen kalan pencere yaklaşık otuz gündür. Süre kaçırıldığında şikayet yolu kapanır, ancak genel mahkemelerde tazminat talebi ile suç duyurusu hakkı saklı kalır.

Kurul, şikayet üzerine veya ihlal iddiasını öğrendiğinde resen inceleme yapar. İnceleme sonucunda ihlal tespit edilirse KVKK md. 15 uyarınca hukuka aykırılığın giderilmesine karar verilir ve bu karar otuz gün içinde yerine getirilir. Kurul kararına karşı izlenecek yol KVKK Kurul kararına karşı dava açılabilir mi başlığında ele alınmıştır.

---

Uygulamada

İlgili kişi tarafında en sık yapılan hata, talebin belirsiz yazılmasıdır. "Verilerimi silin" ifadesi, hangi veri kategorisinin hangi süreçten silineceğini göstermez ve veri sorumlusuna geniş bir yorum alanı bırakır. Talep, veri kategorisi ve işleme faaliyeti belirtilerek somutlaştırılmalıdır. Silme talebinin sınırları şirketten kişisel verilerimin silinmesini nasıl isterim başlığındadır.

İkinci hata tarih kaydının tutulmamasıdır. Şikayet süresi, cevabın öğrenildiği tarihe bağlıdır. Başvurunun gönderim kaydı, teslim tarihi ve cevabın ulaştığı tarih saklanmazsa süre tartışması ilgili kişi aleyhine sonuçlanır.

Veri sorumlusu tarafında ise başvuru yönetimi çoğunlukla sahipsizdir. Talep, müşteri hizmetleri veya insan kaynakları biriminde hukuk departmanına ulaşmadan bekler ve otuz gün sessizce dolar. Kurula giden şikayetlerin önemli bir bölümü esasa ilişkin bir ihlalden değil, bu operasyonel boşluktan doğar. Gelen taleplerin tek bir kayıt defterinde toplandığı, süre takibi yapılan ve cevap şablonları önceden hazırlanmış bir akış, ceza riskini doğrudan düşürür.

Üçüncü nokta ret gerekçesinin kalitesidir. Talebin reddi mümkündür; örneğin saklama süresi devam eden veya kanuni yükümlülük gereği tutulan veriler silinmez. Ancak ret, dayanılan mevzuat hükmü ve saklama süresinin sonu gösterilerek yazılmalıdır. Gerekçesiz ret cevabı, Kurul incelemesinde veri sorumlusunun elini zayıflatır.

---

İlgili içerikler için bkz. Haksız Rekabet, Kişisel Verilerin Korunması: Temel Çerçeve ve Yükümlülükler, Şirketten Kişisel Verilerimin Silinmesini Nasıl İsterim?, KVKK Kurul Kararına Karşı Dava Açılabilir mi?.

Dipnotlar

1. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 7, md. 11, md. 13, md. 14, md. 15, RG 07.04.2016/29677. ↩