E-Posta Denetiminde Önce Trafik Kaydı mı İçerik mi İncelenmeli?

E-Posta Denetiminde Önce Trafik Kaydı mı İçerik mi İncelenmeli?

İlgili çalışma alanı → Kişisel Verilerin Korunması: İş ilişkisinde veri işleme, Kurul kararları ve uyum süreçleri için çalışma alanı.

Kısa cevap: Önce iletişim akışı incelenmelidir. İşveren, kime, ne zaman ve hangi ekle e-posta gönderildiğine bakarak şüpheli bir durum tespit ederse içeriğe girebilir. İçerik denetimi, akış denetiminden daha ağır bir müdahale olduğu için daha güçlü bir gerekçeye ihtiyaç duyar.

Kurul'un Ayrımı

KVKK Kurulu, 19.01.2023 tarihli ve 2023/86 sayılı kararında iletişim akışı ile iletişim içeriklerinin denetlenmesi arasında ayrım yapılması gerektiğini belirtmiştir. Kurul'a göre içerik denetimi daha katı gerekçelere bağlıdır ve işverenin amacı elverdiği kadarıyla önce menfaatine aykırı bir güvenlik, sadakat veya kullanım ihlali olabilecek durumların tespiti, ardından içeriğe ilişkin denetim yapılmalıdır.

Aynı karardaki işveren, şüpheli olmayan yazışmaların içeriğine bakmamış, yalnızca anahtar kelimeler ve ekler bakımından hassas görülen yazışmaları incelemiştir. Kurul bu yöntemi 6698 sayılı Kanun m. 4/2-(ç) kapsamındaki ölçülülük ilkesine aykırı bulmamıştır.

Uygulamada

Ölçülü bir denetim, yetkili bir birim tarafından yapılır, üst yönetimin talebine dayanır ve yazılı bir raporla kayıt altına alınır. Çalışanın özel yazışma niteliği taşıdığı anlaşılan iletileri, gerekçe olmadıkça açılmamalıdır. Aydınlatma yapılmamışsa bu sıralama da işvereni korumaz; Kurul, 25.11.2021 tarihli ve 2021/1187 sayılı kararında aydınlatmasız incelemeyi idari para cezasına bağlamıştır. Konunun bütünü kurumsal e-posta denetiminde aydınlatma ve ölçülülük makalesinde yer alır.

---

İlgili içerikler için bkz. İşveren Çalışanın E-Postalarını Okuyabilir Mi?, Aydınlatmasız Kurumsal E-Posta İncelemesi ve Kişisel Verilerin Korunması Rehberi.