E-Posta Denetimi İçin Aydınlatma Metninde Neler Yazmalı?

E-Posta Denetimi İçin Aydınlatma Metninde Neler Yazmalı?

İlgili çalışma alanı → Kişisel Verilerin Korunması: İş ilişkisinde veri işleme, Kurul kararları ve uyum süreçleri için çalışma alanı.

Kısa cevap: Aydınlatma metni, e-posta denetiminin hukuki dayanağını ve amaçlarını, denetimin kapsamını, verilerin saklanacağı süreyi, çalışanın haklarını ve hesabın kullanımına ilişkin sınırlamaları içermelidir. "Şirket kaynakları izlenebilir" gibi genel bir cümle bu çerçeveyi karşılamaz.

Asgari İçerik

KVKK Kurulu, 25.11.2021 tarihli ve 2021/1187 sayılı kararında Anayasa Mahkemesi'nin ölçütlerini aktarmıştır. Bu ölçütlere göre bilgilendirme en azından iletişimin denetlenmesinin ve kişisel veri işlemenin hukuki dayanağını ve amaçlarını, denetlemenin ve veri işlemenin kapsamını, verilerin saklanacağı süreyi, veri sahibinin haklarını, denetlemenin ve işlemenin sonuçlarını ve verilerin muhtemel yararlanıcılarını kapsamalıdır. Bildirimde iletişim araçlarının kullanımına ilişkin işveren sınırlamalarına da yer verilmelidir.

Aydınlatmanın biçimi 6698 sayılı Kanun m. 10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ m. 4 ile belirlenir. Anayasa Mahkemesi ölçütlerine göre bilgilendirmenin belli bir biçimde yapılması şart değildir, ancak çalışana süreçten haberdar olma imkânı veren uygun bir yöntem seçilmelidir.

Uygulamada

2023/86 sayılı kararda işveren; çalışan aydınlatma metni, e-posta güvenliği politikası ve kabul edilebilir kullanım politikası gibi birden fazla belgeyle bu bilgileri vermiş, çalışan okuyup anladığına dair beyanda bulunmuş ve Kurul aydınlatmanın yapıldığını kabul etmiştir. Belgelerin tutarlı, imzalı ve tarihli saklanması delil değeri taşır; nitekim aynı kararda sayfaların karıştırıldığı iddiası ileri sürülmüştür. Denetim sırasında izlenecek yöntem E-Posta Denetiminde Önce Trafik Kaydı mı İçerik mi İncelenmeli? sayfasında özetlenmiştir.

---

İlgili içerikler için bkz. KVKK Aydınlatma Metni Rehberi, Kurumsal E-Posta Denetiminde Aydınlatma ve Ölçülülük ve Eski Çalışanın E-Posta Hesabı Ne Yapılmalı?.